Migrando de uma plataforma de marketing de afiliados para outra

Então, você decidiu trocar de plataforma de marketing de afiliados – e pesquisou para determinar a plataforma certa para suas necessidades. Agora é hora de migrar todo o seu programa.

Qualquer que seja o motivo da sua decisão, migrar pode parecer uma tarefa e tanto! Você precisa se preocupar com todos os seus dados, contas de afiliados, links e cookies, sem mencionar que você não quer fazer nada para prejudicar o relacionamento que tem com sua equipe.

Em resumo, é muito importante acertar!

Assumindo que você levou em consideração coisas como os termos e condições da sua plataforma atual, quaisquer contratos que você assinou (incluindo as opiniões de qualquer consultor jurídico que você empregue), se você quer usar uma rede de afiliados ou uma plataforma interna, e quaisquer outras questões potenciais em torno da sua decisão de mudar, sua principal preocupação são as logísticas.

Então, como você faz para realmente fazer tudo isso?

Neste post, reunimos um breve guia para migrar de uma plataforma de marketing de afiliados para outra para lhe dar uma ideia do que esperar, o que priorizar e como estruturar o processo para que sua transição seja o mais tranquila possível!

Criando um cronograma de migração

Para gerenciar todos os diferentes componentes da migração da sua plataforma de afiliados e manter as coisas funcionando sem problemas, você vai querer criar um cronograma de migração. Isso permite que você visualize tudo de uma perspectiva geral e torna os processos de tomada de decisão e transição menos estressantes para você e seus afiliados.

Então, quanto tempo tudo isso vai levar de qualquer maneira? Como regra geral, você vai querer se dar um mínimo de um mês para a migração, com várias semanas a vários meses de preparação antes, dependendo das necessidades do seu programa.

Para os fins deste post, nos referiremos ao último dia em que você usar sua plataforma atual como nossa data de encerramento e ao primeiro dia em que você usar sua nova plataforma como nossa data de lançamento.

Agora, vamos analisar um processo hipotético de migração de dois meses, onde o processo começa com a definição da sua data de lançamento e a notificação da sua plataforma atual, e termina com a data de encerramento.

Escolha uma data de lançamento para sua nova plataforma

Antes de poder parar de usar sua plataforma de marketing de afiliados atual, você precisará decidir quando deseja começar a usar a nova. Definir uma data de lançamento específica é essencial e serve como um ponto de referência para o restante do seu cronograma.

Claro, sua data de lançamento depende das especificidades da sua plataforma atual e de quaisquer obrigações contratuais que você tenha concordado. É importante verificar se não há penalidades ou restrições ao sair da sua plataforma atual antes de uma determinada data, ou ao mover afiliados para outra plataforma, por exemplo.

Se você usa um software de afiliados e gerencia tudo sozinho, a única coisa com que você realmente precisa se preocupar (em termos de restrições) é como você deseja lidar com os custos da plataforma que você já pagou (ou ainda tem a pagar) em relação aos custos da sua nova plataforma.

Sua data de lançamento não deve ser a mesma que sua data de encerramento; afinal, você quer se dar tempo para resolver quaisquer problemas e dar tempo aos seus afiliados para se familiarizarem com o novo sistema, atualizarem seus links, etc.

Você deve planejar o lançamento em sua nova plataforma pelo menos 4 semanas após o aviso à sua plataforma atual, e escolher uma data de encerramento que não seja inferior a 4 semanas após sua data de lançamento.

Isso lhe dá aproximadamente dois meses para trabalhar do início ao fim. Você pode estender um pouco mais sua linha do tempo, se preferir, mas qualquer coisa menor que isso pode criar um risco de cometer erros ou desagradar seus afiliados – ambos podem resultar em receita perdida.

4-8 semanas antes da data de lançamento

Defina uma data de encerramento e notifique sua plataforma atual (se aplicável)

Junto com sua data de lançamento, você precisará decidir quando deseja parar de usar sua plataforma atual. Pelo menos 4 semanas após o lançamento é recomendado, pois pode levar algum tempo para que todos os seus afiliados se envolvam e sejam atualizados com novos links e materiais. Isso também deve lhe dar tempo suficiente para lidar com quaisquer problemas que surjam.

Designar um dia final para rastreamento e expiração de cookies

Você precisará decidir em que dia deseja que sua antiga plataforma pare de rastrear cliques, bem como quando deseja que seus cookies atuais expirem. Isso é fundamental se você quiser garantir que sua contabilidade seja precisa.

Exportar e salvar todos os seus dados e informações

É importante lembrar de exportar e salvar tudo o que você precisa de sua plataforma atual. Isso inclui listas de afiliados, relatórios que você usa para rastrear e medir seu programa, bem como informações de conta e contato de afiliados, criativos que você deseja transferir, modelos de e-mail, taxas de comissão, materiais e recursos de sua área ou painel de afiliados, e quaisquer outros dados ou informações importantes que você deseja manter.

Talvez você já quisesse catalogar todos esses dados há algum tempo, mas ainda não o fez. Agora é o momento perfeito!

Comece a preparar materiais atualizados para afiliados

Para garantir uma transição tranquila, você vai querer ter certeza de atualizar seus materiais de afiliados para refletir seu novo sistema. Isso inclui sua página de FAQ de afiliados e quaisquer outros recursos que você disponibilizou para seus afiliados.

Também vale a pena considerar a atualização de seus criativos de afiliados; isso dá aos afiliados algo novo e interessante para trabalhar – e pode motivá-los a se engajar com sua nova plataforma o mais rápido possível. Quanto mais você puder tornar essa mudança uma coisa positiva, melhor!

Você pode começar a preparar esses materiais com bastante antecedência da sua data de lançamento; não precisa estar na linha do tempo, por assim dizer.

3-4 semanas antes da data de lançamento

Configure sua nova plataforma

Antes de informar qualquer um de seus afiliados sobre a migração, você vai querer ter certeza de que sua nova plataforma está configurada, para que os afiliados possam realmente criar suas novas contas. Você não vai querer fazer um grande anúncio direcionando os afiliados para se inscreverem, quando a nova plataforma nem está totalmente preparada para eles!

A menos que você consiga migrar todas as contas de afiliados sozinho, você precisa considerar o tempo que levará para os afiliados realmente completarem o processo de inscrição.

Reúna todos os detalhes

Colete tudo o que você precisa para informar e preparar seus afiliados para a migração. Você pode considerar a criação de uma página de Perguntas Frequentes (FAQ) *especificamente para* a migração, para que os afiliados tenham tudo o que precisam para fazer a transição com sucesso.

Isso também pode reduzir a confusão potencial, a frustração e a quantidade de ajuda individual que você precisa fornecer.

Informe primeiro os afiliados de alto perfil e os de melhor desempenho

Seus afiliados de alto perfil e os melhores desempenhos são seu time A – e eles merecem um tratamento especial, especialmente se você for mudar toda a base em que eles se apoiam. Vale a pena contatá-los individualmente para informá-los de que as coisas vão mudar e que eles têm seu apoio se precisarem.

Explique aos seus melhores desempenhos o motivo da mudança e, se algo for significativamente diferente para eles, diga a eles o que esperar. A última coisa que você quer fazer é perturbar seus relacionamentos com esses afiliados, portanto, é fundamental que você se esforce para se comunicar efetivamente com eles e lhes dê bastante aviso.

1-2 semanas antes da data de lançamento

Envie um e-mail para toda a sua lista de afiliados

É hora de notificar todo mundo – e, além de notificá-los, você vai querer ter certeza de que os está munindo com todas as informações e recursos de que precisam. Se você criou uma página de Perguntas Frequentes sobre migração, envie o link para eles. Se você tem um gerente de afiliados específico designado para supervisionar o processo, certifique-se de exibir claramente as informações de contato relevantes.

Informe seus afiliados *o que* está acontecendo, *por que* está acontecendo e *como* eles serão afetados. Antecipe as perguntas deles: *Em que dia minha conta antiga será encerrada? Como registro minha nova conta? Quando os cookies expiram? Qual é o último dia para rastreamento? Quando receberei meus fundos restantes?*

Na data de lançamento

Publique e atualize conteúdo e comunicações para refletir sua nova plataforma

Sejam seus e-mails de afiliados, outras informações de afiliados ou páginas em seu site, você vai querer ter certeza de que tudo está atualizado para refletir sua nova plataforma. Todos os links, materiais e informações antigos devem agora ser substituídos pelas versões mais atualizadas.

Envie um boletim informativo para afiliados anunciando o lançamento

Mesmo que você já tenha notificado seus afiliados, é hora de anunciar a data oficial de lançamento. Este pode ser um ótimo momento para reenergizar seus afiliados, informando-os sobre quaisquer novos recursos interessantes, novos criativos (como novas landing pages de afiliados) e qualquer coisa que torne a promoção de seus produtos mais fácil e eficiente usando o novo sistema.

Você também pode considerar a introdução de algum tipo de bônus ou incentivo para recompensar os afiliados por permanecerem com você durante o processo. Use este período de mudança a seu favor e posicione a migração como um upgrade, mais do que qualquer outra coisa.

Aborde afiliados inativos

Migrar seu programa de afiliados pode ser esclarecedor quando se trata de avaliar quem é uma boa opção para o seu programa e quem não é; também pode ser um bom momento para abordar afiliados inativos para ver se você consegue fazê-los promover novamente.

Por exemplo, você pode dar a eles um prazo limitado para ingressar em sua nova plataforma, para ver se você consegue inspirar alguma ação. Se não, pode ser um bom momento para deixá-los ir e começar de novo!

1-2 semanas após a data de lançamento

Verifique com seus afiliados

É muito importante garantir que seus afiliados estejam se saindo bem com uma transição como essa. Verifique com eles após o lançamento na nova plataforma para ver se precisam de alguma ajuda – ou encarregue seu gerente de afiliados dessa tarefa (se você tiver um).

Você pode precisar enviar e-mails de lembrete, e provavelmente encontrará afiliados usando links, promoções ou criativos antigos. Isso é normal! Apenas seja paciente e continue fazendo o seu melhor para manter todos o mais informados possível.

Peça feedback aos seus afiliados de melhor desempenho também. Você quer estar ciente de quaisquer pontos problemáticos, e as opiniões deles sobre a nova plataforma podem ajudá-lo a fazer ajustes onde for necessário.

3-4 semanas após a data de lançamento

Prepare-se para sua data de encerramento

À medida que sua data de encerramento se aproxima, certifique-se de não ter esquecido de salvar nada de sua antiga plataforma e tenha certeza de que todos os afiliados migraram para a nova. Se algo ainda precisar ser finalizado, agora é a hora de fazê-lo.

Se necessário, exclua criativos antigos, links, pixels de rastreamento (depois que os cookies expirarem) e landing pages, e certifique-se de que quaisquer criativos que você deseja manter sejam reimportados para sua nova plataforma.

Envie um lembrete final por e-mail para sua lista de afiliados

Se você tem afiliados que estão atrasados, dê a eles uma última chance de se inscrever em sua nova plataforma. Talvez alguns deles tenham esquecido acidentalmente e-mails anteriores, ou talvez estejam particularmente ocupados.

Se afiliados que não respondem ainda não agirem após seu lembrete final, eles podem não ser a melhor opção para o seu programa de qualquer maneira.

Envie os pagamentos finais para seus afiliados

Para tornar sua transição contábil um pouco mais fácil, envie seus pagamentos finais para quaisquer fundos restantes em sua antiga plataforma pouco antes da data de encerramento. Se você conseguir manter o momento de seu pagamento consistente com seus pagamentos normais, bem como com sua data de encerramento, ainda melhor.

Não tenha medo de pedir ajuda

Há muito para supervisionar quando se trata de fazer essa mudança, então não tenha medo de pedir ajuda se precisar! Dependendo do tamanho do seu programa, migrar de uma plataforma de afiliados para outra pode ser muita coisa para uma pessoa lidar.

Se você ainda não tem um gerente de afiliados, este pode ser o momento certo para contratar um. Você pode até ter um afiliado com bom desempenho que esteja ansioso para assumir mais responsabilidades e ajudá-lo!

Esperamos que esta postagem tenha lhe dado alguma orientação quando se trata de seu próprio processo de migração; se feito corretamente, você pode descobrir que a mudança inspira uma nova perspectiva, mais ação e mais vendas de seus afiliados!

Você tem experiência em migrar seu próprio programa de afiliados para uma nova plataforma? Que problemas você encontrou e como você os superou? Deixe um comentário abaixo e participe da conversa!