Vous avez donc décidé de changer de plateforme de marketing d'affiliation – et vous avez fait vos recherches pour déterminer la bonne plateforme pour vos besoins. Il est maintenant temps de migrer l'ensemble de votre programme.
Quelle que soit la raison de votre décision, la migration peut sembler être une tâche assez importante ! Vous devez vous soucier de toutes vos données, de vos comptes d'affiliés, de vos liens et de vos cookies, sans oublier que vous ne voulez rien faire pour perturber les relations que vous entretenez avec votre équipe.
En bref, il est vraiment important de bien faire les choses !
En supposant que vous ayez pris en compte des éléments tels que les conditions générales de votre plateforme actuelle, les contrats que vous avez signés (y compris les avis de votre conseiller juridique), si vous souhaitez utiliser un réseau d'affiliation ou une plateforme interne, et toute autre question potentielle entourant votre décision de changer, votre principale préoccupation est la logistique.
Alors, comment faire pour réaliser tout cela ?
Dans cet article, nous avons rassemblé un guide bref pour migrer d'une plateforme de marketing d'affiliation à une autre afin de vous donner une idée de ce à quoi vous attendre, de ce à quoi donner la priorité et de la manière de structurer le processus pour que votre transition soit aussi fluide que possible !
Créer un calendrier de migration
Afin de gérer toutes les différentes composantes de la migration de votre plateforme d'affiliation et de maintenir le bon fonctionnement sans accroc, vous voudrez créer un calendrier de migration. Cela vous permet de visualiser l'ensemble de manière globale, et cela rend les processus de prise de décision et de transition moins stressants pour vous et vos affiliés.
Alors, combien de temps cela prendra-t-il de toute façon ? En règle générale, vous voudrez vous accorder un minimum d'un mois pour la migration, avec plusieurs semaines à plusieurs mois de préparation en amont, en fonction des besoins de votre programme.
Aux fins de cet article, nous désignerons le dernier jour d'utilisation de votre plateforme actuelle comme notre date de clôture et le premier jour d'utilisation de votre nouvelle plateforme comme notre date de lancement.
Maintenant, examinons un processus de migration hypothétique de deux mois, où le processus commence par la définition de votre date de lancement et la notification de votre plateforme actuelle, et se termine par la date de clôture.
Choisir une date de lancement pour votre nouvelle plateforme
Avant de pouvoir cesser d'utiliser votre plateforme de marketing d'affiliation actuelle, vous devrez décider quand vous souhaitez commencer à utiliser la nouvelle. Définir une date de lancement spécifique est essentiel et sert de point de référence pour le reste de votre calendrier.
Bien sûr, votre date de lancement dépend des spécificités de votre plateforme actuelle et des obligations contractuelles que vous avez acceptées. Il est important de vérifier qu'il n'y a pas de pénalités ou de restrictions lorsqu'il s'agit de quitter votre plateforme actuelle avant une certaine date, ou de transférer des affiliés vers une autre plateforme, par exemple.
Si vous utilisez un logiciel d'affiliation et gérez tout vous-même, la seule chose dont vous devez vraiment vous soucier (en termes de restrictions) est la manière dont vous souhaitez gérer les coûts de plateforme que vous avez déjà payés (ou que vous devez encore payer) par rapport aux coûts de votre nouvelle plateforme.
Votre date de lancement ne doit pas être la même que votre date de fermeture ; après tout, vous voulez vous laisser le temps de résoudre tout problème et donner à vos affiliés le temps de se familiariser avec le nouveau système, de mettre à jour leurs liens, etc.
Vous voulez prévoir de lancer votre nouvelle plateforme au moins 4 semaines après avoir donné votre préavis à votre plateforme actuelle, et choisir une date de fermeture qui ne soit pas moins de 4 semaines après votre date de lancement.
Cela vous donne environ deux mois pour travailler du début à la fin. Vous pouvez allonger un peu votre calendrier si vous préférez, mais tout ce qui est moins que cela peut créer un risque d'erreurs ou de mécontentement de vos affiliés – deux choses qui peuvent finalement entraîner une perte de revenus.
4-8 semaines avant la date de lancement
Définir une date de fermeture et donner préavis à votre plateforme actuelle (si applicable)
En plus de votre date de lancement, vous devrez décider quand vous souhaitez arrêter d'utiliser votre plateforme actuelle. Au moins 4 semaines après le lancement est recommandé, car il peut falloir du temps à tous vos affiliés pour adhérer et être mis à jour avec de nouveaux liens et matériels. Cela devrait également vous laisser amplement le temps de gérer les problèmes qui surviennent.
Désigner un jour final pour le suivi et l'expiration des cookies
Vous devrez décider quel jour votre ancienne plateforme cessera de suivre les clics, ainsi que quand vos cookies actuels expireront. Ceci est essentiel si vous voulez vous assurer que votre comptabilité est exacte.
Exporter et sauvegarder toutes vos données et informations
Il est important de se rappeler d'exporter et de sauvegarder tout ce dont vous avez besoin de votre plateforme actuelle. Cela inclut les listes d'affiliés, les rapports que vous utilisez pour suivre et mesurer votre programme, ainsi que les informations de compte et de contact des affiliés, les créations que vous souhaitez transférer, les modèles d'e-mails, les taux de commission, les matériels et ressources de votre espace ou tableau de bord affilié, et toute autre donnée ou information importante que vous souhaitez conserver.
Peut-être vouliez-vous cataloguer toutes ces données depuis un certain temps, mais vous n'aviez pas encore eu le temps. C'est le moment idéal !
Commencer à préparer les matériels mis à jour pour les affiliés
Pour assurer une transition en douceur, vous voudrez vous assurer de mettre à jour vos matériels d'affiliation pour refléter votre nouveau système. Cela inclut votre page FAQ d'affiliation et toute autre ressource que vous avez mise à disposition de vos affiliés.
Il vaut également la peine d'envisager de mettre à niveau vos créations d'affiliation ; cela donne aux affiliés quelque chose de nouveau et d'intéressant avec quoi travailler – et peut les motiver à s'engager avec votre nouvelle plateforme aussi rapidement que possible. Plus vous pourrez faire de ce changement une chose positive, mieux ce sera !
Vous pouvez commencer à préparer ces éléments bien avant votre date de lancement ; cela ne doit pas nécessairement figurer sur le calendrier, en soi.
3-4 semaines avant la date de lancement
Configurer votre nouvelle plateforme
Avant d'informer vos affiliés de la migration, assurez-vous que votre nouvelle plateforme est configurée afin que les affiliés puissent réellement créer leurs nouveaux comptes. Vous ne voulez pas faire une grande annonce invitant les affiliés à s'inscrire alors que la nouvelle plateforme n'est même pas entièrement préparée pour eux !
À moins que vous ne puissiez migrer tous les comptes d'affiliés vous-même, vous devez tenir compte du temps nécessaire aux affiliés pour terminer le processus d'inscription.
Rassemblez tous les détails
Rassemblez tout ce dont vous avez besoin pour informer et préparer vos affiliés à la migration. Vous pourriez envisager de créer une page FAQ *spécifiquement pour* la migration, afin que les affiliés aient tout ce dont ils ont besoin pour réussir la transition.
Cela peut également réduire la confusion, la frustration et la quantité d'aide individuelle que vous devez fournir.
Informez d'abord les affiliés de haut niveau et les plus performants
Vos affiliés de haut niveau et vos meilleurs performeurs sont votre équipe de choc – et ils méritent un traitement spécial, surtout si vous allez changer toute la base sur laquelle ils reposent. Il est utile de les contacter individuellement pour leur faire savoir que les choses vont changer et qu'ils ont votre soutien s'ils en ont besoin.
Expliquez à vos meilleurs performeurs la raison du changement, et si quelque chose sera significativement différent pour eux, dites-leur à quoi s'attendre. La dernière chose que vous voulez faire est de perturber vos relations avec ces affiliés, il est donc essentiel que vous fassiez un effort pour communiquer efficacement avec eux et leur donner suffisamment de préavis.
1-2 semaines avant la date de lancement
Envoyez un e-mail à toute votre liste d'affiliés
Il est temps de notifier tout le monde – et en plus de les notifier, vous voudrez vous assurer que vous les armez de toutes les informations et ressources dont ils ont besoin. Si vous avez créé une page FAQ sur la migration, mettez-y un lien. Si vous avez un gestionnaire d'affiliés spécifique chargé de superviser le processus, assurez-vous d'afficher clairement les informations de contact pertinentes.
Faites savoir à vos affiliés *ce qui* se passe, *pourquoi* cela se passe, et *comment* cela les affectera. Anticipez leurs questions : *Quel jour mon ancien compte sera-t-il fermé ? Comment puis-je enregistrer mon nouveau compte ? Quand les cookies expirent-ils ? Quelle est la date limite de suivi ? Quand serai-je payé de mes fonds restants ?*
Le jour du lancement
Publiez et mettez à jour le contenu et les communications pour refléter votre nouvelle plateforme
Qu'il s'agisse de vos e-mails d'affiliés, d'autres informations d'affiliés ou de pages sur votre site, vous voudrez vous assurer que tout est mis à jour pour refléter votre nouvelle plateforme. Tous les anciens liens, matériels et informations doivent maintenant être remplacés par les versions les plus récentes.
Envoyez une newsletter d'affiliés annonçant le lancement
Même si vous avez déjà informé vos affiliés, il est temps d’annoncer la date de lancement officielle. Cela peut être un excellent moment pour redynamiser vos affiliés en leur faisant part des nouvelles fonctionnalités intéressantes, de nouveaux visuels (comme de nouvelles pages de destination pour affiliés), et de tout ce qui rend la promotion de vos produits plus facile et plus efficace grâce au nouveau système.
Vous pourriez également envisager d’introduire une sorte de bonus ou d’incitation pour récompenser les affiliés qui sont restés avec vous pendant le processus. Utilisez cette période de changement à votre avantage et présentez la migration comme une mise à niveau plus qu’autre chose.
S’adresser aux affiliés inactifs
La migration de votre programme d’affiliation peut être révélatrice pour évaluer qui convient à votre programme et qui ne convient pas ; cela peut également être un bon moment pour contacter les affiliés inactifs afin de voir si vous pouvez les inciter à promouvoir à nouveau.
Par exemple, vous pourriez leur accorder une période limitée pour rejoindre votre nouvelle plateforme, afin de voir si vous pouvez inspirer une action. Sinon, il pourrait être temps de les laisser partir et de recommencer à zéro !
1-2 semaines après la date de lancement
Faire le point avec vos affiliés
Il est très important de s’assurer que vos affiliés gèrent bien une transition comme celle-ci. Prenez contact avec eux après le lancement sur la nouvelle plateforme pour voir s’ils ont besoin d’aide – ou confiez cette tâche à votre gestionnaire d’affiliés (si vous en avez un).
Vous devrez peut-être envoyer des e-mails de rappel, et vous rencontrerez probablement des affiliés utilisant d’anciens liens, promotions ou visuels. C’est normal ! Soyez patient et continuez à faire de votre mieux pour tenir tout le monde aussi informé que possible.
Demandez également des commentaires à vos meilleurs affiliés. Vous voulez être conscient de tous les points de friction, et leurs opinions sur la nouvelle plateforme peuvent vous aider à faire les ajustements nécessaires.
3-4 semaines après la date de lancement
Préparez-vous pour votre date de clôture
À l’approche de votre date de clôture, assurez-vous de ne rien avoir oublié de sauvegarder de votre ancienne plateforme, et veillez à ce que tous les affiliés aient migré vers la nouvelle. Si quelque chose doit encore être finalisé, c’est le moment de le faire.
Si nécessaire, supprimez les anciens visuels, liens, pixels de suivi (une fois les cookies expirés) et pages de destination, et assurez-vous que tous les visuels que vous souhaitez conserver sont réimportés dans votre nouvelle plateforme.
Envoyez un dernier rappel par e-mail à votre liste d’affiliés
Si vous avez des affiliés qui traînent, donnez-leur une dernière chance de s’inscrire sur votre nouvelle plateforme. Peut-être que certains d’entre eux ont accidentellement négligé les e-mails précédents, ou peut-être qu’ils sont simplement particulièrement occupés.
Si les affiliés sans réponse n’agissent toujours pas après votre dernier rappel, ils ne correspondent peut-être pas le mieux à votre programme de toute façon.
Envoyez les paiements finaux à vos affiliés
Pour faciliter un peu votre transition comptable, envoyez vos paiements finaux pour tous les fonds restants sur votre ancienne plateforme juste avant votre date de clôture. Si vous pouvez maintenir le calendrier de vos paiements cohérent avec vos paiements habituels, ainsi qu'avec votre date de clôture, c'est encore mieux.
N'ayez pas peur de demander de l'aide
Il y a beaucoup de choses à superviser lorsqu'il s'agit de faire ce changement, alors n'ayez pas peur de demander de l'aide si vous en avez besoin ! Selon la taille de votre programme, la migration d'une plateforme d'affiliation à une autre peut représenter beaucoup pour une seule personne.
Si vous n'avez pas encore de gestionnaire d'affiliation, ce pourrait être le bon moment pour en embaucher un. Vous pourriez même avoir un affilié performant qui est désireux d'assumer plus de responsabilités et de vous aider !
Nous espérons que cet article vous a donné quelques conseils pour votre propre processus de migration ; si elle est bien faite, vous pourriez découvrir que le changement inspire une nouvelle perspective, plus d'action et plus de ventes de la part de vos affiliés !
Avez-vous de l'expérience dans la migration de votre propre programme d'affiliation vers une nouvelle plateforme ? Quels problèmes avez-vous rencontrés et comment les avez-vous surmontés ? Laissez-nous un commentaire ci-dessous et rejoignez la conversation !
