Así que has decidido cambiar de plataforma de marketing de afiliación y has investigado para determinar la plataforma adecuada para tus necesidades. Ahora es el momento de migrar todo tu programa.
Sea cual sea el motivo de tu decisión, ¡migrar puede parecer una tarea bastante importante! Tienes que preocuparte por todos tus datos, cuentas de afiliados, enlaces y cookies, sin mencionar que no quieres hacer nada que pueda alterar la buena relación que tienes con tu equipo.
En resumen, ¡es muy importante hacerlo bien!
Suponiendo que hayas tenido en cuenta aspectos como los términos y condiciones de tu plataforma actual, cualquier contrato que hayas firmado (incluidas las opiniones de cualquier asesor legal que emplees), si deseas utilizar una red de afiliados o una plataforma interna, y cualquier otro problema potencial relacionado con tu decisión de cambiar, tu principal preocupación son la logística.
Entonces, ¿cómo haces para hacerlo todo?
En esta publicación, hemos elaborado una breve guía para migrar de una plataforma de marketing de afiliación a otra para darte una idea de qué esperar, qué priorizar y cómo estructurar el proceso para que tu transición sea lo más fluida posible.
Crear un cronograma de migración
Para gestionar todos los diferentes componentes de la migración de tu plataforma de afiliados y mantener todo funcionando sin problemas, querrás crear un cronograma de migración. Esto te permite visualizar todo desde una vista general y hace que los procesos de toma de decisiones y transición sean menos estresantes para ti y tus afiliados.
Entonces, ¿cuánto tiempo llevará todo esto de todos modos? Como regla general, querrás darte un mínimo de un mes para la migración, con varias semanas o varios meses de preparación previa, dependiendo de las necesidades de tu programa.
A efectos de esta publicación, nos referiremos al último día que utilices tu plataforma actual como nuestra fecha de cierre y al primer día que utilices tu nueva plataforma como nuestra fecha de lanzamiento.
Ahora, veamos un hipotético proceso de migración de dos meses, donde el proceso comienza con el establecimiento de tu fecha de lanzamiento y la notificación a tu plataforma actual, y termina con la fecha de cierre.
Elige una fecha de lanzamiento para tu nueva plataforma
Antes de poder dejar de usar tu plataforma de marketing de afiliación actual, deberás decidir cuándo quieres empezar a usar la nueva. Establecer una fecha de lanzamiento específica es esencial y sirve como punto de referencia para el resto de tu cronograma.
Por supuesto, tu fecha de lanzamiento depende de los detalles específicos de tu plataforma actual y de cualquier obligación contractual que hayas acordado. Es importante verificar que no haya penalizaciones o restricciones al dejar tu plataforma actual antes de una fecha determinada, o al trasladar afiliados a otra plataforma, por ejemplo.
Si utilizas software de afiliados y lo gestionas todo tú mismo, lo único de lo que realmente tienes que preocuparte (en términos de restricciones) es cómo quieres manejar los costes de la plataforma que ya has pagado (o que aún te quedan por pagar) en relación con los costes de tu nueva plataforma.
La fecha de lanzamiento no debe ser la misma que la de cierre; después de todo, quieres darte tiempo para solucionar cualquier problema y dar tiempo a tus afiliados para que se familiaricen con el nuevo sistema, actualicen sus enlaces, etc.
Debes planificar el lanzamiento en tu nueva plataforma al menos 4 semanas después de notificar a tu plataforma actual, y elegir una fecha de cierre que no sea menos de 4 semanas después de tu fecha de lanzamiento.
Esto te da aproximadamente dos meses para trabajar de principio a fin. Puedes alargar un poco tu cronograma si lo prefieres, pero cualquier cosa menos que eso puede crear un riesgo de cometer errores o de disgustar a tus afiliados, lo que en última instancia puede resultar en pérdida de ingresos.
4-8 semanas antes de la fecha de lanzamiento
Establecer una fecha de cierre y notificar a tu plataforma actual (si procede)
Junto con la fecha de lanzamiento, tendrás que decidir cuándo quieres dejar de usar tu plataforma actual. Se recomienda al menos 4 semanas después del lanzamiento, ya que puede llevar algún tiempo que todos tus afiliados se incorporen y se actualicen con nuevos enlaces y materiales. Esto también debería darte tiempo suficiente para lidiar con cualquier problema que surja.
Designar un día final para el seguimiento y la expiración de cookies
Tendrás que decidir qué día quieres que tu antigua plataforma deje de rastrear clics, así como cuándo quieres que expiren tus cookies actuales. Esto es fundamental si quieres asegurarte de que tu contabilidad sea precisa.
Exportar y guardar todos tus datos e información
Es importante recordar exportar y guardar todo lo que necesites de tu plataforma actual. Esto incluye listas de afiliados, informes que utilizas para rastrear y medir tu programa, así como información de cuentas y contactos de afiliados, creatividades que quieras trasladar, plantillas de correo electrónico, tasas de comisión, materiales y recursos de tu área o panel de afiliados, y cualquier otro dato o información importante que quieras conservar.
Quizás llevas tiempo queriendo catalogar todos estos datos, pero aún no te has puesto a ello. ¡Ahora es el momento perfecto!
Empezar a preparar materiales actualizados para afiliados
Para que el cambio sea fluido, querrás asegurarte de actualizar tus materiales de afiliado para reflejar tu nuevo sistema. Esto incluye tu página de preguntas frecuentes para afiliados y cualquier otro recurso que hayas puesto a disposición de tus afiliados.
También vale la pena considerar la actualización de tus creativas de afiliado; esto da a los afiliados algo nuevo e interesante con lo que trabajar, y puede motivarlos a involucrarse con tu nueva plataforma lo más rápido posible. ¡Cuanto más puedas hacer de este cambio algo positivo, mejor!
Puedes empezar a preparar estos materiales con mucha antelación a tu fecha de lanzamiento; no tiene por qué estar en el cronograma, en sí.
3-4 semanas antes de la fecha de lanzamiento
Configura tu nueva plataforma
Antes de informar a cualquiera de tus afiliados sobre la migración, querrás asegurarte de que tu nueva plataforma esté configurada, para que los afiliados puedan crear sus nuevas cuentas. ¡No querrás hacer un gran anuncio dirigiendo a los afiliados a registrarse, cuando la nueva plataforma ni siquiera está completamente preparada para ellos!
A menos que puedas migrar todas las cuentas de afiliados tú mismo, necesitas tener en cuenta el tiempo que tardarán los afiliados en completar el proceso de registro.
Reúne todos los detalles
Recopila todo lo que necesitas para informar y preparar a tus afiliados para la migración. Podrías considerar crear una página de preguntas frecuentes *específicamente para* la migración, para que los afiliados tengan todo lo que necesitan para una transición exitosa.
Esto también puede reducir la confusión, la frustración y la cantidad de ayuda individual que necesitas proporcionar.
Informa primero a los afiliados de alto perfil y de mejor rendimiento
Tus afiliados de alto perfil y los de mejor rendimiento son tu equipo A, y merecen un trato especial, especialmente si vas a cambiar toda la base sobre la que se sustentan. Vale la pena contactar con ellos individualmente para hacerles saber que las cosas van a cambiar y que cuentan con tu apoyo si lo necesitan.
Explica a tus mejores afiliados el motivo del cambio y, si algo va a ser significativamente diferente para ellos, hazles saber qué esperar. Lo último que quieres hacer es alterar tus relaciones con estos afiliados, por lo que es fundamental que hagas un esfuerzo por comunicarte eficazmente con ellos y darles mucho aviso.
1-2 semanas antes de la fecha de lanzamiento
Envía un correo electrónico a toda tu lista de afiliados
Es hora de notificar a todos, y además de notificarles, querrás asegurarte de que los estás equipando con toda la información y los recursos que necesitan. Si has creado una página de preguntas frecuentes sobre la migración, enlaza con ella. Si tienes un gestor de afiliados específico asignado para supervisar el proceso, asegúrate de mostrar claramente la información de contacto relevante.
Informa a tus afiliados *qué* está sucediendo, *por qué* está sucediendo y *cómo* se verán afectados. Anticipa sus preguntas: *¿Qué día se cerrará mi cuenta antigua? ¿Cómo registro mi nueva cuenta? ¿Cuándo caducan las cookies? ¿Cuál es el último día de seguimiento? ¿Cuándo se me pagarán mis fondos restantes?*
En la fecha de lanzamiento
Publica y actualiza el contenido y las comunicaciones para reflejar tu nueva plataforma
Ya sean tus correos electrónicos a afiliados, otra información de afiliados o páginas de tu sitio, querrás asegurarte de que todo esté actualizado para reflejar tu nueva plataforma. Todos los enlaces, materiales e información antiguos deberían ser reemplazados ahora por las versiones más actualizadas.
Envía un boletín de afiliados anunciando el lanzamiento
Aunque ya hayas notificado a tus afiliados, es hora de anunciar la fecha oficial de lanzamiento. Este puede ser un buen momento para revitalizar a tus afiliados haciéndoles saber sobre nuevas e interesantes funciones, nuevos materiales creativos (como nuevas páginas de destino para afiliados), y cualquier cosa que facilite y haga más eficiente la promoción de tus productos utilizando el nuevo sistema.
También podrías considerar introducir algún tipo de bono o incentivo para recompensar a los afiliados por permanecer contigo durante el proceso. Utiliza este período de cambio a tu favor y posiciona la migración como una mejora más que nada.
Dirigirse a afiliados inactivos
Migrar tu programa de afiliados puede ser revelador a la hora de evaluar quién encaja bien en tu programa y quién no; también puede ser un buen momento para contactar a afiliados inactivos para ver si puedes conseguir que vuelvan a promocionar.
Por ejemplo, podrías darles un plazo limitado para unirse a tu nueva plataforma, para ver si puedes inspirar alguna acción. Si no, ¡podría ser un buen momento para dejarles ir y empezar de nuevo!
1-2 semanas después de la fecha de lanzamiento
Contacta con tus afiliados
Es muy importante asegurarse de que tus afiliados se adaptan bien a una transición como esta. Contacta con ellos después de lanzar la nueva plataforma para ver si necesitan ayuda, o encarga la tarea a tu gestor de afiliados (si tienes uno).
Es posible que necesites enviar correos electrónicos de recordatorio, y probablemente te encontrarás con afiliados que usan enlaces, promociones o materiales creativos antiguos. ¡Eso es normal! Ten paciencia y sigue haciendo todo lo posible para mantener a todos lo más informados posible.
Pide también su opinión a tus afiliados de mejor rendimiento. Quieres ser consciente de cualquier punto problemático, y sus opiniones sobre la nueva plataforma pueden ayudarte a hacer ajustes donde sea necesario.
3-4 semanas después de la fecha de lanzamiento
Prepárate para tu fecha de cierre
A medida que se acerca tu fecha de cierre, asegúrate de no haber olvidado guardar nada de tu antigua plataforma y de que todos los afiliados se hayan trasladado a la nueva. Si algo todavía necesita ser resuelto, ahora es el momento de hacerlo.
Si es necesario, elimina creatividades, enlaces, píxeles de seguimiento (una vez que las cookies hayan expirado) y páginas de destino antiguas, y asegúrate de que todas las creatividades que quieras conservar se reimporten en tu nueva plataforma.
Envía un último recordatorio por correo electrónico a tu lista de afiliados
Si tienes afiliados que se están quedando atrás, dales una última oportunidad para que se inscriban en tu nueva plataforma. Quizás algunos de ellos pasaron por alto accidentalmente correos electrónicos anteriores, o quizás están particularmente ocupados.
Si los afiliados que no responden todavía no actúan después de tu recordatorio final, es posible que de todos modos no sean los más adecuados para tu programa.
Envía los pagos finales a tus afiliados
Para facilitar un poco tu transición contable, envía tus pagos finales de los fondos restantes en tu plataforma anterior justo antes de tu fecha de cierre. Si puedes mantener la puntualidad de tu pago en consonancia con tus pagos habituales, así como con tu fecha de cierre, aún mejor.
No tengas miedo de pedir ayuda
Hay mucho que supervisar a la hora de hacer este cambio, ¡así que no tengas miedo de pedir ayuda si la necesitas! Dependiendo del tamaño de tu programa, migrar de una plataforma de afiliados a otra puede ser mucho para una sola persona.
Si aún no tienes un gestor de afiliados, este podría ser el momento adecuado para contratar uno. ¡Incluso podrías tener un afiliado con buen rendimiento que esté deseando asumir más responsabilidades y ayudarte!
Esperamos que esta publicación te haya servido de guía para tu propio proceso de migración; si se hace correctamente, ¡es posible que descubras que el cambio inspira una nueva perspectiva, más acción y más ventas de tus afiliados!
¿Tienes experiencia migrando tu propio programa de afiliados a una nueva plataforma? ¿A qué problemas te enfrentaste y cómo los superaste? ¡Deja un comentario abajo y únete a la conversación!
