Um novo ano significa novas resoluções, novos começos e o fim do ano financeiro anterior. Também significa que há algumas considerações fiscais para afiliados baseados nos EUA sobre as quais você pode precisar agir.
Com 2017 para trás, esperamos que você possa olhar para trás e considerar que foi um ano de sucesso tanto para você quanto para seus afiliados. Seu relacionamento com seus afiliados é algo maravilhoso. Quanto mais eles trabalham, mais dinheiro ambos ganham. É como ter uma equipe de vendas sem os custos de realmente contratá-los.
Se você administra um programa de afiliados nos Estados Unidos, ou tem afiliados que residem nos EUA, esse relacionamento pode gerar alguns requisitos de declaração de impostos para você.
Geralmente, os pagamentos a afiliados são classificados como compensação de não empregados. Afiliados não são empregados, então eles não pagam impostos sobre a folha de pagamento sobre as comissões pagas a eles. No entanto, você é responsável por relatar os valores pagos a eles ao IRS se o total exceder US$ 600 durante o ano.
O que isso significa para os Gerentes de Programa de Afiliados?
Como gerente de programa de afiliados, há algumas coisas pelas quais você pode ser responsável, além de pagar seus afiliados em dia. Se você fez pagamentos totalizando US$ 600 ou mais durante o ano a qualquer afiliado baseado nos EUA, você precisará relatar esses pagamentos aos seus afiliados no formulário 1099-MISC do IRS.
Para preencher um 1099-MISC, você precisará de algumas informações básicas.
- Formulário W-9 do IRS. Um W-9 deve ser obtido de seus afiliados antes que você lhes pague US$ 600. Geralmente, essa é uma boa prática para evitar a correria para obter as informações na época dos impostos. O W-9 permite que os afiliados forneçam a você informações como nome, tipo de entidade (indivíduo, LLC, corporação, etc.), endereço residencial e número de identificação fiscal.
- Verifique as informações do W-9. O IRS é muito rigoroso quanto à correspondência das informações que você inclui no 1099-MISC com seus registros. Eles verificam para garantir que o nome do contribuinte e o número de identificação fiscal correspondam. Falhar em fazer a correspondência pode resultar em penalidades. Seu contador pode ajudar a verificar essas informações. Ou, você pode verificar diretamente através do IRS, ou através de vários serviços de terceiros.
- Informações do seu negócio. Você já deve ter essas informações à mão. Você precisará do nome do seu negócio, endereço, número de telefone e número de identificação fiscal federal.
- Pagamentos totais a cada afiliado. Você terá que totalizar os pagamentos de cada afiliado durante o ano, e essa pode ser uma tarefa demorada se feita manualmente. Qualquer afiliado que tenha ganhado US$ 600 ou mais precisará receber um 1099-MISC. WP1099 é um plugin do WordPress que se conecta à sua loja e fornece uma exportação de todas as informações de pagamento necessárias para o ano.
Prazos de envio
Você deve apresentar qualquer formulário 1099-MISC com remuneração a não empregados, incluindo comissões de afiliados, até 31 de janeiro de 2018. Seus afiliados também devem receber suas cópias do formulário até essa data. Os afiliados precisarão desses formulários para declarar seus próprios impostos de renda em abril. Enviar o formulário para eles em janeiro lhes dará tempo suficiente para preparar seus próprios impostos.
Se você não apresentar até o prazo de 31 de janeiro, podem haver penalidades financeiras significativas do IRS.
Envio em papel versus envio eletrônico
Envio em papel
Sim, as pessoas ainda podem enviar seus formulários de imposto em papel!
Se você estiver enviando em papel, precisará enviar menos de 250 formulários para o ano. Qualquer coisa a mais, e você terá que enviar eletronicamente.
Para poder enviar em papel, você precisa solicitar cópias especiais do formulário 1099-MISC ao IRS. Essa versão especial em papel permite que o IRS escaneie o formulário para o sistema deles. Essa cópia também usa um papel fino de cópia carbono, então uma impressora jato de tinta ou a laser comum pode rasgar o papel ao imprimir. O envio de uma versão em papel geralmente requer uma máquina de escrever antiga ou uma impressora especial.
Um formulário de resumo IRS 1096 também é necessário se você optar por enviar em papel.
Envio eletrônico
O envio eletrônico é geralmente o método preferido para o envio do formulário 1099-MISC. Ele reduz os tempos de processamento e os erros, então provavelmente é a melhor alternativa.
O IRS não exige um formulário de resumo 1096 ao enviar eletronicamente. Isso significa menos burocracia para você!
Além disso, você pode carregar um arquivo em lote com todas as informações 1099-MISC de seus afiliados em vez de preparar manualmente cada formulário individualmente. Isso pode economizar muito tempo de processamento do seu lado. Ao enviar eletronicamente, o IRS enviará uma confirmação quando o formulário for recebido e processado. Com o envio em papel, nenhuma confirmação é enviada, então você pode não ter certeza de que ele foi recebido pelo IRS.
Finalmente, a maioria dos estados participa do Programa de Envio Federal/Estadual Combinado. Este programa reduz o tempo de processamento para você, permitindo que o IRS envie automaticamente para a agência tributária do seu estado. Nem todos os estados participam do programa, no entanto, então você ainda pode precisar enviar para eles separadamente.
Entregando formulários 1099-MISC aos afiliados
Independentemente de como você envia, você ainda precisará entregar os formulários 1099-MISC aos seus afiliados. Muitas empresas preferem enviar uma cópia em papel para seus afiliados. Isso está perfeitamente bem, mesmo que você tenha enviado o formulário eletronicamente para o IRS. Enviar cópias em papel elimina a chance de ser marcado como spam na caixa de entrada de seus afiliados.
Se você optar por enviar uma versão eletrônica aos seus afiliados, eles devem consentir em recebê-la. Se eles não derem esse consentimento, eles ainda devem poder receber uma cópia em papel.
Outras coisas a considerar
Sua empresa pode ter considerações fiscais exclusivas que podem não ter sido abordadas em profundidade aqui. É sempre aconselhável consultar um contador local especializado em impostos para ver se há algo mais que você precise considerar.
Por exemplo, os prazos de declaração do seu estado podem ser diferentes do que a Receita Federal (IRS) exige. Eles podem até ter métodos de declaração completamente diferentes. Seu contador poderá esclarecer o que se aplica à sua situação fiscal.
Próximos passos?
Aquela correria de última hora para juntar as informações é uma receita para erros. Aqui estão algumas coisas a ter em mente para garantir que você esteja preparado.
- Obtenha um formulário W-9 preenchido de todos os afiliados baseados nos EUA. Se você é uma empresa baseada nos EUA com afiliados estrangeiros, precisará pedir que eles preencham um formulário W-8BEN em vez disso. Esta informação é importante para manter em arquivo, pois a Receita Federal (IRS) pode auditar as informações em algum momento no futuro.
- Some os pagamentos aos seus afiliados. Qualquer afiliado que tenha ganhado US$ 600 ou mais em comissões precisará receber um 1099-MISC. WP1099 é um plugin do WordPress que fará esse cálculo para você. Com alguns cliques, ele exportará todos os afiliados e o valor pago durante o ano em um formato amigável para e-file.
- Declare junto à Receita Federal (IRS), à agência tributária do seu estado (se exigido) e aos seus afiliados. Seu contador local pode declarar os formulários para você com o benefício adicional de que eles verificarão tudo antes de declarar. Alternativamente, você pode usar uma série de serviços de e-file de terceiros, ou declarar diretamente com a Receita Federal (IRS).
Se você se sentir despreparado para a época de impostos, use estas dicas para voltar aos trilhos. Você vai se agradecer no mesmo período do ano que vem também!
Suas informações estão incorretas. A Receita Federal (IRS) diz que NÃO é sua responsabilidade emitir um 1099-MISC se você usar um processador de pagamento de terceiros como PayPal, Stripe, etc., para pagar subcontratados, que é o que os afiliados são.
Não cabe a você, como proprietário da empresa que paga um contratado, determinar se ele atende ou não ao limite. Se você tem pago seu contratado com PayPal ou através de outro processador de terceiros, fique longe do 1099-MISC. Você não precisa enviá-lo ao seu contratado ou à Receita Federal (IRS). Você economizará tempo e energia de todos em papelada, e manterá seus freelancers e contratados felizes, pois eles não ficarão lutando com a Receita Federal (IRS).
Você se importaria de compartilhar um link para as diretrizes da Receita Federal (IRS) sobre isso?
Isso está absolutamente correto. Não há necessidade de procurar este plugin! —
De acordo com as Instruções da Receita Federal (IRS) para o Formulário 1099-MISC, “Pagamentos feitos com cartão de crédito ou de pagamento e certos outros tipos de pagamentos, incluindo transações de rede de terceiros, devem ser relatados no Formulário 1099-K pela entidade de liquidação de pagamentos sob a seção 6050W e não estão sujeitos a relatórios no Formulário 1099-MISC. Veja as Instruções separadas para o Formulário 1099-K.”
Em resumo, o PayPal emitirá o Formulário 1099-K para o seu contratado. Portanto, você não precisa enviar o Formulário 1099-MISC.
Se você está usando um software de afiliados de terceiros e pagando através do PayPal, você ainda precisa coletar os W-9s dos afiliados?
Olá Scott,
Obrigado por tentar ajudar os usuários do Affiliate WP com este artigo. Eu agradeço.
Há algo que o artigo não explica. Com base em qual teoria legal acredita-se que as leis dos EUA se aplicam extraterritorialmente a entidades que não têm absolutamente nenhuma presença/estabelecimento nos EUA?
Entendo que os EUA são livres para *afirmar* que suas leis se aplicam a qualquer pessoa no mundo que negocie com um cidadão dos EUA. Mas o que realmente sustenta essa afirmação? Através de qual mecanismo os EUA reivindicam possuir tais poderes e (mais pertinentemente) como demonstram o poder de impor essas afirmações?
Para colocar de forma mais incisiva... se uma entidade não americana, sem presença física ou legal nos EUA, decidir dizer "Não me importo com o que o governo americano diz sobre seus requisitos burocráticos, porque não sou um de seus cidadãos e não tenho presença em nenhum de seus territórios", então o que acontece?
Ou talvez de forma mais sucinta – sem tributação (sobre nosso tempo!) sem representação??
Um exemplo bobo tentando criar um reductio ad absurdum: Se o Vietnã aprovar uma lei que diz que qualquer servidor em todo o mundo que envie pacotes de rede para seu território (por exemplo, respostas a um "ping") é tributável sob a lei vietnamita, juntamente com uma montanha de papelada de conformidade, então as empresas americanas sentirão que deveriam cumprir isso?
David
Olá David, ótima pergunta!
Os EUA têm tratados fiscais com muitos países ao redor do mundo, o que permite a aplicação recíproca das leis fiscais dos EUA e de [preencha o nome do país]s.
Pelo que entendo, é assim que os países da UE podem aplicar suas leis de IVA fora de suas fronteiras.
Não sei de imediato com quais países isso se aplica, mas imagino que seja bastante difundido. Você pode consultar um especialista tributário local para esclarecer o que se aplica à sua situação específica.
Não estou dizendo que concordo com isso, mas infelizmente é a realidade. Concordo totalmente com a posição de "sem tributação sem representação" também. Me avise em qual porto o chá está sendo jogado e eu estarei lá 😉
Olá Scott,
Obrigado por responder. É interessante que você mencione o IVA da UE, pois, até onde sei, affiliatewp.com não cobra IVA de clientes da UE e, portanto, presumivelmente não remete o que "deveria ter" (de acordo com a UE) coletado para a UE.
Minha suposição (como autor de um plugin de IVA da UE para WooCommerce) é que a aplicação recíproca/mútua é o objetivo de longo prazo de vários governos que aprovaram esses tipos de leis de IVA, mas não estou ciente de que isso seja realmente uma realidade em nenhum lugar ainda. (Não consigo explicar por que tantos governos estão aprovando essas leis de outra forma – ou seja, não vejo o que a Tanzânia, etc., realmente planeja alcançar ao aprovar tais leis, a menos que haja um plano de longo prazo para permitir a cobrança real).
David
Para total transparência, eu não trabalho para a AffiliateWP, então não posso dizer como eles lidam com o IVA da UE. Nem eu divulgaria publicamente isso em um comentário de blog, mesmo que tivesse acesso a essa informação 🙂
Minha suposição é que, se os países da UE estiverem aplicando essas leis (não sei ao certo se estão ou não), eles mirarão primeiro nos infratores de maior volume. Portanto, uma empresa do tamanho da Amazon teria muito mais probabilidade, na minha opinião, de ser investigada por não pagar o valor correto de IVA do que uma pequena empresa com algumas centenas de dólares em vendas.
Posso estar errado, no entanto, e quem sabe, podemos ver mais fiscalização no futuro próximo.
Olá Scott,
A Amazon tem presença física na UE. Portanto, discussões sobre jurisdição extraterritorial não têm relevância para eles.
David
Isso se aplica se você pagou apenas em crédito na loja? Não tenho nenhum afiliado que tenha ganhado US$ 600 em crédito. Só estou curioso para aqueles de nós que pagam em crédito.
Oi Shay,
Acredito que, nesta situação, isso seria considerado permuta. De acordo com a Receita Federal (IRS), permuta é "... a troca de bens ou serviços... Um exemplo de permuta é um encanador trocando serviços de encanamento pelos serviços odontológicos de um dentista".
No seu caso, você está trocando crédito na loja pelo serviço de promoção de seus produtos no acordo de afiliação.
De acordo com a Receita Federal (IRS), "Pessoas que não contratam com uma bolsa de permuta ou que não trocam através de uma bolsa de permuta, mas que trocam serviços, não são obrigadas a preencher o Formulário 1099-B. No entanto, elas podem ser obrigadas a preencher o Formulário 1099-MISC, Renda Diversa".
Neste caso, eu diria que sim, isso ainda se aplica à sua situação, no entanto, se você tiver dúvidas específicas sobre como seu negócio opera, sugiro que entre em contato com um especialista tributário local.
Leitura adicional: https://www.irs.gov/taxtopics/tc420
Você só cria um 1099 se eles ganharam mais de US$ 600?
Sim, isso está correto.
Para quem ler este artigo:
Por favor, role para baixo até o final deste artigo, que descreve que pagamentos feitos a contratados ou fornecedores via PayPal ou cartão de crédito não precisam ser reportados:
https://www.leaddyno.com/report-affiliate-income-irs-1099s-forms/
Passei um pouco mais de 5 horas verificando isso através de várias fontes. O artigo acima é meramente um resumo limpo das informações.
Obrigado Dusten. Você pensaria que o autor deste artigo poderia reconhecer isso, já que foi mencionado nos comentários 3 vezes.