Soyez prêt pour les prochaines échéances de déclaration fiscale américaine

Une nouvelle année signifie de nouvelles résolutions, de nouveaux départs et la fin de l'exercice financier précédent. Cela signifie également qu'il y a quelques considérations fiscales pour les affiliés basés aux États-Unis sur lesquelles vous devrez peut-être agir.

Avec 2017 derrière nous, nous espérons que vous pourrez regarder en arrière et constater que ce fut une année fructueuse pour vous et vos affiliés. Votre relation avec vos affiliés est une chose merveilleuse. Plus ils travaillent dur, plus vous gagnez d'argent tous les deux. C'est comme avoir une équipe de vente sans les frais généraux liés à leur embauche.

Si vous gérez un programme d'affiliation aux États-Unis, ou si vous avez des affiliés qui résident aux États-Unis, cette relation peut générer des obligations de déclaration fiscale pour vous.

Généralement, les paiements aux affiliés sont classés comme rémunération de non-employé. Les affiliés ne sont pas des employés, ils ne paient donc pas de charges sociales sur les commissions qui leur sont versées. Cependant, vous êtes responsable de déclarer les montants qui leur sont versés à l'IRS si le total dépasse 600 $ au cours de l'année.

Qu'est-ce que cela signifie pour les gestionnaires de programmes d'affiliation ?

En tant que gestionnaire de programme d'affiliation, il y a quelques éléments dont vous pourriez être responsable en plus de payer vos affiliés à temps. Si vous avez effectué des paiements totalisant 600 $ ou plus au cours de l'année à un affilié basé aux États-Unis, vous devrez déclarer ces paiements à vos affiliés sur le formulaire 1099-MISC de l'IRS.

Pour remplir un 1099-MISC, vous aurez besoin d'informations de base.

• Formulaire W-9 de l'IRS. Un W-9 doit être obtenu de vos affiliés avant que vous ne leur ayez versé 600 $. Généralement, c'est une bonne pratique afin d'éviter de se précipiter pour obtenir les informations au moment de la déclaration fiscale. Le W-9 permet aux affiliés de vous fournir des informations telles que leur nom, leur type d'entité (particulier, SARL, société, etc.), leur adresse postale et leur numéro d'identification fiscale.
• Vérifiez les informations du W-9. L'IRS est très pointilleuse sur le fait que les informations que vous incluez sur le 1099-MISC correspondent à leurs enregistrements. Ils vérifient pour s'assurer que le nom du contribuable et le numéro d'identification fiscale correspondent. Ne pas faire correspondre ces informations peut entraîner des pénalités. Votre comptable peut vous aider à vérifier ces informations. Ou, vous pouvez vérifier directement auprès de l'IRS, ou par l'intermédiaire d'un certain nombre de services tiers.
• Les informations de votre entreprise. Vous devriez déjà avoir ces informations à portée de main. Vous aurez besoin du nom de votre entreprise, de votre adresse, de votre numéro de téléphone et de votre numéro d'identification fiscale fédéral.
• Paiements totaux à chaque affilié. Vous devrez additionner les paiements de chaque affilié au cours de l'année, et cela peut être une tâche fastidieuse si elle est effectuée manuellement. Tout affilié ayant gagné 600 $ ou plus devra recevoir un 1099-MISC. WP1099 est un plugin WordPress qui se connecte à votre boutique et vous fournit une exportation de toutes les informations de paiement nécessaires pour l'année.

Délais de dépôt

Vous devez déposer tout formulaire 1099-MISC avec une rémunération non salariée, y compris les commissions d'affiliés, avant le 31 janvier 2018. Vos affiliés devraient également recevoir leurs copies du formulaire à cette date. Les affiliés auront besoin de ces formulaires pour déclarer leurs propres impôts sur le revenu en avril. Leur remettre le formulaire en janvier leur donnera suffisamment de temps pour préparer leurs propres impôts.

Si vous ne déposez pas avant la date limite du 31 janvier, il peut y avoir des pénalités financières importantes de la part de l'IRS.

Dépôt papier versus dépôt électronique

Dépôt papier
Oui, les gens peuvent toujours déposer leurs formulaires fiscaux papier !

Si vous déposez par voie papier, vous devez déposer moins de 250 formulaires pour l'année. Au-delà, vous devrez le faire par voie électronique.

Pour pouvoir déposer par voie papier, vous devez demander des copies spéciales du formulaire 1099-MISC à l'IRS. Ces versions papier spéciales permettent à l'IRS de scanner le formulaire dans leur système. Cette copie utilise également un papier carbone fin, de sorte qu'une imprimante à jet d'encre ou laser typique pourrait déchirer le papier lors de l'impression. Le dépôt d'une version papier nécessite généralement une machine à écrire à l'ancienne ou une imprimante spéciale.

Un formulaire récapitulatif IRS 1096 est également requis si vous choisissez de déposer par voie papier.

Dépôt électronique
Le dépôt électronique est généralement la méthode préférée pour le dépôt du formulaire 1099-MISC. Il réduit les temps de traitement et les erreurs, c'est donc probablement la meilleure alternative.

L'IRS n'exige pas de formulaire récapitulatif 1096 lors du dépôt électronique. Cela signifie moins de paperasse pour vous !

De plus, vous pouvez télécharger un fichier groupé avec toutes les informations 1099-MISC de vos affiliés plutôt que de préparer manuellement chaque formulaire individuellement. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps de traitement. Lorsque vous déposez électroniquement, l'IRS enverra une confirmation lorsque le formulaire est reçu et traité. Avec un dépôt papier, aucune confirmation n'est envoyée, vous ne pouvez donc pas être certain qu'il a été reçu par l'IRS.

Enfin, la majorité des États participent au programme de dépôt fédéral/d'État combiné. Ce programme réduit le temps de traitement pour vous en permettant à l'IRS de déposer automatiquement auprès de l'agence fiscale de votre État. Tous les États ne participent pas au programme, vous devrez donc peut-être encore déposer auprès d'eux séparément.

Remise des formulaires 1099-MISC aux affiliés

Quelle que soit la manière dont vous déposez, vous devrez toujours remettre les formulaires 1099-MISC à vos affiliés. De nombreuses entreprises préfèrent envoyer une copie papier à leurs affiliés. C'est tout à fait acceptable, même si vous avez déposé le formulaire électroniquement auprès de l'IRS. L'envoi de copies papier élimine le risque qu'il soit marqué comme spam dans la boîte de réception de vos affiliés.

Si vous choisissez d'envoyer une version électronique à vos affiliés, ils doivent consentir à la recevoir. S'ils ne donnent pas leur consentement, ils doivent toujours pouvoir recevoir une copie papier.

Autres éléments à considérer

Votre entreprise peut avoir des considérations fiscales uniques qui n'ont peut-être pas été abordées en profondeur ici. Il est toujours conseillé de consulter un comptable local spécialisé en fiscalité pour voir s'il y a autre chose que vous devez prendre en compte.

Par exemple, les dates limites de déclaration de votre État peuvent être différentes de celles exigées par l’IRS. Ils peuvent même avoir des méthodes de déclaration entièrement différentes. Votre comptable sera en mesure de clarifier ce qui s’applique à votre situation fiscale.

Prochaines étapes ?

Cette précipitation de dernière minute pour rassembler les informations est une source d’erreurs. Voici quelques points à garder à l’esprit pour vous assurer que vous êtes préparé.

• Obtenez un formulaire W-9 complété de tous les affiliés basés aux États-Unis. Si vous êtes une entreprise basée aux États-Unis avec des affiliés étrangers, vous devrez leur demander de remplir un formulaire W-8BEN à la place. Ces informations sont importantes à conserver car l’IRS peut auditer ces informations à un moment donné dans le futur.
• Totalisez les paiements à vos affiliés. Tout affilié ayant gagné 600 $ ou plus en commissions devra recevoir un 1099-MISC. WP1099 est un plugin WordPress qui effectuera ce calcul pour vous. En quelques clics, il exportera tous les affiliés et le montant payé au cours de l’année dans un format compatible avec le dépôt électronique.
• Déposez auprès de l’IRS, de votre agence fiscale d’État (si requis) et de vos affiliés. Votre comptable local peut déposer les formulaires pour vous, avec l’avantage supplémentaire qu’il vérifiera tout avant le dépôt. Alternativement, vous pouvez utiliser un certain nombre de services de dépôt électronique tiers, ou déposer directement auprès de l’IRS.

Si vous vous sentez mal préparé pour la période des impôts, utilisez ces conseils pour vous remettre sur la bonne voie. Vous vous remercierez à la même période l’année prochaine !